Condições de participação e privacidade — Convenção Confortauto 2026

1. IDENTIFICAÇÃO DO ORGANIZADOR

RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO: NEUMÁTICOS SOLEDAD, S.L. (CONFORAUTO)

CIF: B03260684

Morada: Calle Severo Ochoa, 30 (ptda. Torrellano, Elche pq. Industrial), CP 03203, Elche, (Alicante), Espanha.

Correio eletrónico do DPO: protecciondedatos@gruposoledad.net

2. OBJETO DESTAS CONDIÇÕES E PARTICIPAÇÃO NO EVENTO

Este documento regula a informação legal disponibilizada às pessoas que se inscrevam ou realizem o pré check-in da Convenção Confortauto, bem como o tratamento dos dados pessoais relacionado com a sua participação.

A inscrição será efetuada através do formulário disponibilizado para o efeito. Os dados assinalados como obrigatórios serão utilizados apenas na medida necessária para processar a inscrição, verificar a condição de participante, organizar a acreditação e comunicar a informação prática do evento. A falta dos dados estritamente necessários pode impedir a conclusão da inscrição.

A leitura desta informação não implica o consentimento para utilizações opcionais dos dados, como publicidade, a sua comunicação a patrocinadores ou a divulgação promocional de imagens. Estas finalidades estão sujeitas a decisões separadas no formulário.

3. QUE DADOS PESSOAIS SÃO RECOLHIDOS?

A Confortauto tratará exclusivamente os dados fornecidos pelo titular através do formulário de inscrição, os gerados durante o check-in e, se aplicável, os decorrentes da sua participação no evento:

• Dados de identificação, profissionais e de contacto necessários para registar e identificar o participante: nome e apelidos, dados de contacto e outros campos que o formulário efetivamente inclua.
• Dados organizativos e de participação, como confirmação de presença, acreditação, necessidades logísticas ou comunicações relativas ao programa, apenas se forem gerados na operação real.
• Dados sobre alergias, intolerâncias alimentares ou outras necessidades que possam revelar informação relativa à saúde, exclusivamente quando o próprio participante decida fornecê-los e dê consentimento explícito.
• Fotografias, gravações audiovisuais e, quando aplicável, voz, se forem captadas durante o evento, com as garantias e para as finalidades descritas neste documento.
• Registo da informação disponibilizada, das autorizações concedidas ou recusadas e da respetiva data, para comprovar o cumprimento da legislação.

4. FINALIDADES DO TRATAMENTO E FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Os dados serão tratados para as seguintes finalidades, distinguindo a gestão necessária da participação das utilizações que dependem de uma autorização voluntária:

A recusa das autorizações opcionais não impedirá a inscrição ou participação na convenção. O consentimento poderá ser retirado sem afetar a licitude dos tratamentos realizados anteriormente.

5. TRATAMENTO DE ALERGIAS E INTOLERÂNCIAS ALIMENTARES

Os participantes poderão comunicar, se assim o desejarem, alergias, intolerâncias alimentares ou necessidades especiais que devam ser conhecidas para adaptar os serviços oferecidos durante o evento e zelar pelo seu bem-estar. Esta informação pode constituir um dado relativo à saúde e será solicitada mediante uma caixa distinta de consentimento explícito.

O seu fornecimento é voluntário. Os dados só poderão ser comunicados, na medida estritamente necessária, ao pessoal ou aos fornecedores que devam atender à necessidade manifestada, com as garantias legais aplicáveis. Não serão utilizados para publicidade nem disponibilizados a patrocinadores.

6. COMUNICAÇÕES COMERCIAIS E PATROCINADORES

Quando o participante o autorize expressamente, a Confortauto poderá utilizar os seus dados de contacto para lhe enviar informação comercial, promoções, ofertas e novidades relativas aos produtos e serviços da Neumáticos Soledad, S.L., através dos canais incluídos na autorização. Cada comunicação disponibilizará um meio simples e gratuito para solicitar a anulação da subscrição.

De forma independente, o participante poderá autorizar que os seus dados de identificação e de contacto sejam comunicados aos patrocinadores ou colaboradores especificamente identificados para que estes enviem publicidade própria e atuem como responsáveis pelo tratamento dos dados recebidos. A autorização não abrange uma comunicação indeterminada a qualquer empresa colaboradora.

7. FOTOGRAFIAS, GRAVAÇÕES E UTILIZAÇÃO DA PRÓPRIA IMAGEM

Durante o evento poderão ser realizadas fotografias e gravações de vídeo para fins de documentação e, apenas quando exista uma autorização válida para o efeito, para a sua utilização em notícias, publicações institucionais, site, redes sociais e ações de promoção e divulgação da atividade da Confortauto. A autorização abrangerá a reprodução, edição respeitosa, comunicação pública e disponibilização das imagens no âmbito dessas finalidades.

A autorização promocional será voluntária e separada da inscrição. Quem não a conceder poderá participar igualmente. A Confortauto deverá organizar a captação e seleção do material de modo a respeitar as decisões dos participantes e a não divulgar, para fins promocionais, imagens identificáveis de pessoas que não tenham autorizado essa utilização, salvo se existir uma habilitação legal específica apreciada para o caso concreto.

A publicação nas redes sociais pode permitir que terceiros visualizem ou partilhem o conteúdo e implica também o tratamento de informação pelas respetivas plataformas, de acordo com as suas próprias condições. A Confortauto atenderá aos pedidos de retirada nos canais sobre os quais tenha controlo, sem poder garantir a eliminação de cópias licitamente divulgadas ou conservadas por terceiros antes da retirada.

O participante poderá revogar a sua autorização e exercer os seus direitos através do endereço indicado no ponto 1.

8. ACESSO AOS DADOS E DESTINATÁRIOS

Segundo a informação fornecida pela organização, o acesso normal às respostas recolhidas no Jotform caberá à Confortauto, através do pessoal autorizado que necessite de as tratar para as finalidades descritas. Isto não exclui o acesso técnico do fornecedor da ferramenta nem outras comunicações necessárias à prestação de serviços concretos do evento.

Em função da organização efetiva da convenção, determinados dados mínimos poderão ser disponibilizados a empresas de alojamento, catering, transportes, acreditação, produção audiovisual ou outros fornecedores que devam intervir, com o regime jurídico aplicável a cada caso (subcontratante ou responsável independente), sempre com informação adequada e as garantias necessárias.

A comunicação comercial a patrocinadores distingue-se destas comunicações organizativas e só será realizada quando exista uma autorização específica e informada.

9. JOTFORM, SERVIÇOS TECNOLÓGICOS E TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS

O pré check-in será efetuado através do serviço Jotform, que oferece o suporte tecnológico necessário para recolher e gerir as respostas do formulário. O fornecedor deverá atuar com as garantias contratuais exigíveis quando trate dados por conta da Confortauto, incluindo as condições do artigo 28.º do RGPD.

Se existirem transferências internacionais, será prestada informação sobre a sua existência e sobre a decisão de adequação ou as garantias adequadas que as fundamentam, bem como sobre a forma de obter informação a seu respeito. Não se presume que a utilização do Jotform implique, por si só, uma determinada localização ou transferência.

10. PRAZOS DE CONSERVAÇÃO

Os dados de inscrição, check-in e coordenação do evento serão conservados durante o tempo necessário para organizar a convenção e resolver os incidentes que lhe estejam associados. Posteriormente serão apagados ou, quando aplicável por obrigações legais ou responsabilidades, mantidos bloqueados durante os prazos legalmente exigíveis.

Os dados de saúde serão conservados apenas enquanto forem necessários para atender à necessidade comunicada durante o evento e serão apagados assim que deixem de ser necessários, salvo obrigação legal que justifique outro tratamento.

Os dados utilizados para comunicações comerciais serão mantidos até à retirada do consentimento ou oposição e, quando necessário, durante o tempo imprescindível para comprovar a autorização e gerir listas de exclusão. As imagens promocionais serão conservadas e utilizadas durante o período adequado à finalidade autorizada, com revisão periódica e respeito pela revogação e pelos direitos aplicáveis.

11. DIREITOS DOS PARTICIPANTES

O participante pode solicitar o acesso aos seus dados pessoais, a sua retificação ou apagamento, a limitação do seu tratamento, opor-se ao tratamento e solicitar a sua portabilidade quando aplicável. Poderá também retirar a qualquer momento os consentimentos concedidos, sem efeitos retroativos sobre tratamentos anteriores lícitos.

Para exercer os seus direitos ou colocar qualquer questão, pode escrever para protecciondedatos@gruposoledad.net ou dirigir-se por correio postal à NEUMÁTICOS SOLEDAD, S.L., Calle Severo Ochoa, 30, Parque Industrial de Elche, 03203 Elche (Alicante). Se considerar que a legislação foi violada, pode apresentar uma reclamação à Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

12. SEGURANÇA, CONFIDENCIALIDADE E DADOS DE TERCEIROS

A Confortauto aplicará medidas técnicas e organizativas proporcionais ao risco para preservar a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados, restringindo o acesso ao pessoal autorizado e evitando tratamentos incompatíveis com as finalidades comunicadas.

As autorizações do formulário são pessoais: referem-se exclusivamente a quem as concede. Se uma pessoa inscrever outra, não poderá dar por ela consentimentos opcionais de publicidade, saúde ou utilização de imagem, salvo se tiver representação ou habilitação válida e estiver previsto um mecanismo específico para a sua comprovação.

13. INFORMAÇÃO SOBRE A LANDING PAGE E OS COOKIES

A landing page que permita consultar este documento deverá oferecer acesso claro à informação legal e de privacidade antes de enviar o formulário. Se utilizar cookies ou outras tecnologias não estritamente necessárias, deverá informar sobre elas e oferecer um mecanismo válido para as aceitar ou rejeitar antes da sua instalação, com acesso a uma política de cookies que reflita as tecnologias efetivamente utilizadas.